Scanner ses feuilles de temps vers Excel automatiquement

Le problème des feuilles de temps

Les feuilles de temps papier existent depuis toujours, tout comme la corvée de les ressaisir dans un logiciel de paie ou dans Excel. Que vous gériez une équipe de chantier, le personnel d'un restaurant ou des techniciens itinérants, quelqu'un passe des heures chaque semaine à saisir à la main les heures travaillées.

Pour une équipe de 20 salariés, cela peut représenter :

• 20 feuilles de temps × 5 minutes chacune = 100 minutes de saisie chaque semaine
• Sur un an : plus de 85 heures de pure saisie

Et c'est quand tout se passe bien. Quand les feuilles sont difficiles à lire, le processus prend encore plus de temps.

Ce que ScanToExcel extrait d'une feuille de temps

Une feuille de temps typique contient des données structurées que l'IA traite très bien :

• Le nom du salarié et son matricule
• La date de chaque ligne
• L'heure de début et l'heure de fin
• La durée des pauses
• Le total d'heures par jour
• Le code de poste ou code projet
• La date de signature du responsable

Le résultat compte une ligne par jour et par salarié, prête à être importée dans votre logiciel de paie ou totalisée avec une formule.

Comment scanner vos feuilles de temps papier vers Excel

Étape 1 : rassemblez vos feuilles de temps

Récupérez les feuilles de temps remplies. Pour les feuilles papier, photographiez chacune d'elles nettement. Pour les copies scannées, exportez-les en PDF.

Conseils photo : surface plane, éclairage uniforme, pas d'ombre sur les lignes de la grille. Une photo bien éclairée prise au téléphone suffit, pas besoin de scanner.

Étape 2 : importez-les dans ScanToExcel

Rendez-vous sur scantoexcel.ai et importez chaque feuille de temps. Le traitement prend quelques secondes.

Étape 3 : vérifiez et corrigez

Contrôlez le tableau extrait. Les heures notées à la main sont lues avec précision lorsque l'écriture est soignée. Signalez les saisies peu lisibles pour une vérification manuelle.

Étape 4 : exportez et importez

Téléchargez au format .xlsx et importez dans Excel, Google Sheets ou votre logiciel de paie. La plupart des systèmes acceptent les imports CSV : utilisez l'export .csv si nécessaire.

Processus de paie hebdomadaire avec l'IA

Voici comment cela s'intègre dans un processus de paie hebdomadaire classique :

Seule l'étape de saisie change ; tout le reste demeure identique.

Formats de feuilles de temps compatibles

• Feuilles de temps hebdomadaires en grille : colonnes de dates, lignes d'arrivée/départ, colonne de totaux
• Registres journaliers : une ligne par poste avec codes de chantier
• Relevés de pointeuse imprimés : format entrée/sortie issu des pointeuses
• Feuilles de temps par projet : heures par tâche ou code projet
• Relevés d'heures manuscrits : carnets de terrain, journaux quotidiens

Calculer automatiquement les heures supplémentaires

Une fois vos feuilles de temps dans Excel, calculer les heures supplémentaires est simple. Ajoutez une colonne de formule (dans un Excel en français, utilisez SI et des points-virgules : `=SI(F2>8; 8; F2)`) :

`=IF(F2>8, 8, F2)` pour les heures normales

`=IF(F2>8, F2-8, 0)` pour les heures supplémentaires

Avec toutes vos feuilles de temps numérisées, les calculs de paie qui exigeaient autrefois une calculatrice et beaucoup d'attention ne prennent plus que quelques secondes.

Confidentialité et conformité

Les données des feuilles de temps des salariés sont sensibles. ScanToExcel :

• Ne stocke jamais les documents importés après traitement
• Ne conserve jamais les données extraites
• Utilise des connexions chiffrées pour tous les imports
• N'a recours à aucun relecteur humain : tout est traité par l'IA

Lancez-vous

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