Bestellungen automatisch in Excel umwandeln (Anleitung 2026)

Das Problem mit der Erfassung von Bestellungen

Jedes Einkaufsteam kennt das: Bestellungen kommen per E-Mail, Fax oder Post, und jemand muss jede Position – Lieferant, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Liefertermin – von Hand in ein ERP-System oder eine Tabelle tippen.

Bei einem Unternehmen mit 50 Bestellungen pro Woche sind das schnell 5–10 Stunden reine Dateneingabe. Und jeder manuelle Tastendruck ist eine Chance für einen Tippfehler, der eine Lieferung durcheinanderbringt.

Es geht schneller – wenn Sie Ihre Bestellungen automatisch in Excel umwandeln.

Was ScanToExcel aus einer Bestellung ausliest

Eine Standardbestellung enthält strukturierte Tabellendaten, mit denen KI hervorragend umgehen kann:

• Bestellnummer und Ausstellungsdatum
• Lieferant mit Name und Adresse
• Besteller mit Name und Abteilung
• Positionen: Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis
• Zwischensumme, Steuern, Versand und Gesamtbetrag
• Lieferadresse und gewünschter Liefertermin
• Zahlungsbedingungen

All das landet in einer sauberen Excel-Tabelle mit einer Zeile pro Position – bereit für den Import in QuickBooks, SAP, NetSuite oder jedes andere System.

Schritt für Schritt: Bestellung in Excel umwandeln in unter einer Minute

1. Bestellung erhalten – Papier, PDF, Bild, egal
2. Bei ScanToExcel hochladen – Datei per Drag & Drop
3. Die KI liest das Dokument und strukturiert jedes Feld
4. Excel herunterladen – eine Zeile pro Position, inklusive Überschriften
5. Importieren oder kopieren in Ihr ERP- oder Einkaufssystem

Selbst bei mehrseitigen Bestellungen mit Dutzenden Positionen dauert der gesamte Vorgang weniger als 60 Sekunden.

Unterschiedliche Bestellformate verarbeiten

Jeder Lieferant hat seine eigene Bestellvorlage. Manche nutzen Tabellen, manche Freitext, manche beides. Die KI von ScanToExcel ist auf Tausende Dokumentlayouts trainiert und verarbeitet:

• Klassische Tabellen-Bestellungen – am häufigsten, mit hoher Genauigkeit ausgelesen
• Bestellungen von Behörden/Institutionen – oft dicht gedrängt und mehrseitig
• Handschriftliche oder teilweise ausgefüllte Bestellungen – die KI liest auch Handschrift
• Eingescannte Faxe – selbst Scans mit niedriger Auflösung funktionieren

Fehler in der Bestellabwicklung reduzieren

Erfassungsfehler bei Bestellungen sind teuer. Eine falsch eingetippte Menge oder ein falscher Einzelpreis kann bedeuten:

• Zu viel Lagerbestand bestellt
• Einen Lieferanten zu gering bezahlt (und die Beziehung belastet)
• Streitigkeiten, die künftige Lieferungen verzögern
• Feststellungen bei der Prüfung

Wenn die KI die Daten direkt aus dem Dokument ausliest, entfällt das Abschreiben komplett. Die Zahlen in Ihrer Tabelle sind dieselben wie auf der Bestellung – ohne Interpretationsspielraum.

Integrations-Workflow

So binden Teams ScanToExcel typischerweise in ihren Bestellprozess ein:

1. Bestellung per E-Mail erhalten → Anhang speichern
2. Bei ScanToExcel hochladen → Excel herunterladen
3. Ausgelesene Daten prüfen (30 Sekunden statt 10 Minuten Tippen)
4. Excel ins ERP-System importieren
5. Originaldokument archivieren

Der Prüfschritt ist entscheidend – Menschen kontrollieren weiterhin, aber sie prüfen, statt zu tippen. Viel schneller und viel genauer.

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