Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: August 2026

Diese Übersetzung dient ausschließlich Ihrer Information. Bei Abweichungen oder Widersprüchen ist die englische Fassung maßgeblich.

ScanToExcel („wir“, „uns“ oder „der Dienst“) respektiert Ihre Privatsphäre. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir erheben und wie wir sie verwenden.

1. Welche Daten wir erheben

Kontoinformationen

Wenn Sie ein Konto erstellen, erheben wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Anzeigenamen und Ihre Anmeldedaten. Die Kontoauthentifizierung erfolgt über Google Firebase. Wenn Sie sich mit Google anmelden, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilfoto aus Ihrem Google-Konto.

Dokumentbilder

Wenn Sie ein Dokument scannen oder hochladen, wird das Bild zur Extraktion an unseren KI-Verarbeitungsdienst (OpenAI) gesendet. Bei angemeldeten Nutzern wird eine Kopie des Originaldokuments bis zu 30 Tage lang in einem privaten, zugriffsgeschützten Speicher (verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand) aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht. Während dieses Zeitraums können wir eine Stichprobe der Dokumente zusammen mit den extrahierten Ergebnissen intern prüfen, um die Extraktionsqualität zu bewerten und zu verbessern. Originale werden niemals veröffentlicht, niemals an Dritte weitergegeben und niemals zum Training von KI-Modellen Dritter verwendet. Sie können die Löschung Ihrer Originale jederzeit vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist verlangen, indem Sie uns kontaktieren; zudem werden alle Originale gelöscht, wenn Ihr Konto gelöscht wird.

Extrahierte Daten

Bei angemeldeten Nutzern speichern wir die extrahierten Tabellendaten (nur Textinhalte, nicht das Originalbild) in Ihrem Konto, damit Sie frühere Scans in Ihrem Dashboard erneut ansehen und herunterladen können. Sie können die Löschung dieser Daten jederzeit verlangen.

Scan-Verlauf (iOS-App)

In der iOS-App werden extrahierte Tabellendaten und kleine Vorschaubilder ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nur, wenn Sie sie ausdrücklich exportieren oder teilen.

Zahlungsinformationen

Zahlungen werden von Paddle (Paddle.com Market Ltd), unserem Merchant of Record, abgewickelt. Paddle übernimmt die gesamte Abrechnung, die Steuererhebung und die Rechnungsstellung. Wir erheben oder speichern keine Zahlungskartendaten, Kontonummern oder sonstigen Finanzinformationen. Paddle kann Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsadresse und Ihre Zahlungsmethode erheben. Einzelheiten dazu, wie Paddle mit Ihren Daten umgeht, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Paddle.

Bei In-App-Käufen unter iOS werden Abonnement- und Kaufdaten vollständig von Apple über den App Store verarbeitet.

Nutzungsdaten

Wir erfassen grundlegende Nutzungskennzahlen wie die Anzahl durchgeführter Scans, das Guthaben und den Tarif, um den Dienst betreiben zu können. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbetracker von Drittanbietern.

2. Wie wir Ihre Daten verwenden

  • Zur Bereitstellung des Dienstes zur Umwandlung von Dokumenten in Tabellen
  • Zur Verwaltung Ihres Kontos, Ihres Scan-Verlaufs und Ihres Guthabens
  • Zur Abwicklung von Zahlungen und Verwaltung von Abonnements (über Paddle)
  • Zum Versand transaktionsbezogener E-Mails zu Ihrem Konto (z. B. Abonnementbestätigungen)
  • Zur Bereitstellung von Kundensupport

3. Weitergabe von Daten

Wir geben Daten ausschließlich an die folgenden Dritten weiter, und zwar nur zum Betrieb des Dienstes:

  • OpenAI — Dokumentbilder werden zur KI-gestützten Textextraktion übermittelt und gemäß der API-Datennutzungsrichtlinie von OpenAI verarbeitet. Die Bilder werden nicht zum Training verwendet.
  • Google Firebase — Für die Authentifizierung und die sichere Datenspeicherung.
  • Vercel — Hosting sowie vorübergehende private Speicherung (bis zu 30 Tage) hochgeladener Originaldokumente angemeldeter Nutzer, siehe „Dokumentbilder“ oben.
  • Paddle — Für die Zahlungsabwicklung, die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und die Rechnungsstellung.

Wir verkaufen, tauschen oder teilen Ihre personenbezogenen Daten mit niemandem sonst.

4. Datenspeicherung & Sicherheit

Konto- und Scandaten werden sicher in Google Cloud Firestore gespeichert. Alle Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt. Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist. Daten der iOS-App werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

5. Ihre Rechte

  • Auskunft: Sie können alle über Sie gespeicherten Daten in Ihrem Dashboard einsehen.
  • Löschung: Sie können die Löschung Ihres Kontos und aller zugehörigen Daten verlangen, indem Sie uns kontaktieren. iOS-Daten können Sie löschen, indem Sie den Scan-Verlauf leeren oder die App deinstallieren.
  • Datenübertragbarkeit: Sie können alle Ihre extrahierten Daten als .xlsx-Dateien in Ihrem Dashboard herunterladen.
  • Berichtigung: Sie können Ihre Kontoinformationen jederzeit aktualisieren.

Wenn Sie sich in der EU bzw. im EWR befinden, stehen Ihnen nach der DSGVO weitere Rechte zu. Kontaktieren Sie uns, um diese Rechte auszuüben.

6. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokalen Speicher für die Authentifizierung und die Design-Einstellungen. Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies.

7. Änderungen

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Nutzer per E-Mail oder durch einen Hinweis in der App. Die weitere Nutzung des Dienstes gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

Kontakt & Impressum

Impressumservice Dein-Impressum c/o ScanToExcel

Stettiner Str. 41
35410 Hungen
Deutschland

E-Mail: scantoexcelat@gmail.com

USt-IdNr.: DE351122428